Elektronische Personalakte
Kurzbeschreibung
Die elektronische Personalakte (ePA) ist die digitale Form der Personalakte. Sie enthält personenbezogene Informationen und Dokumente über Beschäftigte, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind.
Anstelle von Papierakten werden die Daten in elektronischen Systemen gespeichert, verwaltet und verarbeitet.
Die Einführung und Nutzung elektronischer Personalakten berührt zahlreiche Mitbestimmungs-, Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten und ist deshalb ein wichtiges Thema für Betriebsräte.
Ziel der elektronischen Personalakte
- Personalinformationen verwalten
- Verwaltungsaufwand reduzieren
- Dokumente zentral bereitstellen
- Prozesse beschleunigen
- Daten verfügbar halten
- Personalverwaltung digitalisieren
Was ist eine Personalakte?
Eine Personalakte ist die Sammlung aller Unterlagen, die mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehen.
Beispiele:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Zeugnisse
- Qualifikationsnachweise
- Abmahnungen
- Beurteilungen
- Weiterbildungsnachweise
Was ist eine elektronische Personalakte?
Die elektronische Personalakte ersetzt die klassische Papierakte.
Die Informationen werden gespeichert in:
- Personalmanagementsystemen
- HR-Software
- Dokumentenmanagementsystemen
- Cloud-Lösungen
Grundsatz:
Die Digitalisierung verändert die Form der Personalakte, nicht die Rechte der Beschäftigten.
Rechtsgrundlagen
Wichtige Vorschriften:
- Gesetze/§26 BDSG
- Art. 5 DSGVO
- Art. 6 DSGVO
- Art. 15 DSGVO
Welche Daten dürfen gespeichert werden?
Gespeichert werden dürfen grundsätzlich nur Daten, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind.
Beispiele:
- Personalstammdaten
- Kontaktdaten
- Qualifikationen
- Arbeitsverträge
- Entgeltinformationen
- Urlaubsdaten
- Krankheitszeiten (nicht Diagnosen)
Welche Daten dürfen nicht gespeichert werden?
Unzulässig können beispielsweise sein:
- private Meinungen
- Gerüchte
- unbewiesene Verdächtigungen
- irrelevante private Informationen
- unzulässig erhobene Daten
Grundsätze des Datenschutzes
Zweckbindung
Daten dürfen nur für festgelegte Zwecke verarbeitet werden.
Datenminimierung
Nur erforderliche Daten dürfen gespeichert werden.
Richtigkeit
Daten müssen korrekt und aktuell sein.
Vertraulichkeit
Unbefugte dürfen keinen Zugriff erhalten.
Speicherbegrenzung
Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.
Einsichtsrecht der Beschäftigten
Beschäftigte haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen.
Dies gilt auch für elektronische Personalakten.
Rechtsgrundlage:
Art. 15 DSGVO
Berichtigungsrecht
Beschäftigte können verlangen:
- fehlerhafte Daten zu korrigieren
- unrichtige Informationen zu berichtigen
- unzulässige Einträge zu entfernen
Auskunftsrecht
Beschäftigte können erfahren:
- welche Daten gespeichert sind
- zu welchem Zweck sie verarbeitet werden
- wer Zugriff hat
- wie lange sie gespeichert werden
Löschung von Daten
Daten müssen gelöscht werden, wenn:
- kein rechtlicher Zweck mehr besteht
- Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind
- die Speicherung unzulässig war
Zugriff auf die Personalakte
Zugriff dürfen nur Personen erhalten, die ihn für ihre Aufgaben benötigen.
Beispiele:
- Personalabteilung
- zuständige Führungskräfte
- bestimmte Administratoren
Nicht jeder Vorgesetzte darf automatisch auf alle Daten zugreifen.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist häufig mitbestimmungspflichtig.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen.
Relevant wenn:
- Daten verarbeitet werden
- Verhalten erfasst werden kann
- Leistung ausgewertet werden kann
Siehe:
Gesetze/§87 BetrVG
Datenschutz und Kontrolle
Der Betriebsrat kann prüfen:
- welche Daten gespeichert werden
- wer Zugriff erhält
- welche Auswertungen möglich sind
- welche Löschfristen gelten
Betriebsvereinbarung zur elektronischen Personalakte
Häufig wird eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen.
Mögliche Inhalte:
- zulässige Datenarten
- Zugriffsrechte
- Löschfristen
- Protokollierung
- Datenschutzmaßnahmen
- Auskunftsrechte
Siehe:
Elektronische Personalakte und Leistungsüberwachung
Ein besonderes Risiko besteht bei Auswertungsmöglichkeiten.
Beispiele:
- Fehlzeitenanalysen
- Leistungsbewertungen
- Verhaltensauswertungen
- Aktivitätsprotokolle
Solche Funktionen können Mitbestimmungsrechte auslösen.
Typische Datenschutzrisiken
- zu viele Zugriffsberechtigte
- fehlende Löschkonzepte
- unzureichende Datensicherheit
- heimliche Auswertungen
- Verknüpfung mit anderen Systemen
Rolle des Betriebsrats
Der Betriebsrat kann:
- Datenschutz prüfen
- Betriebsvereinbarungen verlangen
- Sachverständige hinzuziehen
- Beschäftigte informieren
- Mitbestimmungsrechte durchsetzen
Siehe:
Rolle der Vertrauensleute
Vertrauensleute erhalten häufig Rückmeldungen zu:
- Datenschutzbedenken
- Leistungsüberwachung
- Zugriffsrechten
- fehlerhaften Daten
Sie können:
- Beschäftigte unterstützen
- Fragen aufnehmen
- den Betriebsrat informieren
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen führt eine neue HR-Software mit elektronischer Personalakte ein.
Das System speichert:
- Stammdaten
- Qualifikationen
- Fehlzeiten
- Schulungsnachweise
Der Betriebsrat fordert eine Betriebsvereinbarung.
Darin werden geregelt:
- Zugriffsrechte
- Löschfristen
- Protokollierung
- Auskunftsrechte
Dadurch werden Datenschutz und Mitbestimmung abgesichert.
Typische Arbeitgeberfehler
- Einführung ohne Beteiligung des Betriebsrats
- unklare Zugriffsrechte
- übermäßige Datenspeicherung
- fehlende Löschkonzepte
- unzulässige Leistungskontrollen
Typische Fehler von Betriebsräten
- technische Funktionen nicht prüfen
- Datenschutzaspekte unterschätzen
- fehlende Betriebsvereinbarung
- unzureichende Kontrolle von Auswertungsmöglichkeiten
Elektronische Personalakte im Überblick
Beschäftigtendaten
⬇️
Elektronische Personalakte
⬇️
Speicherung
⬇️
Verarbeitung
⬇️
Zugriffsregelung
⬇️
Datenschutz und Mitbestimmung
Merksatz
Die elektronische Personalakte darf die Personalverwaltung vereinfachen, aber nicht die Rechte der Beschäftigten einschränken. Datenschutz und Mitbestimmung gelten digital genauso wie bei Papierakten.
Bezug zu Knoten
- Wissensbereiche/Betriebsrat/Personalakte
- Gesetze/§26 BDSG
- Art. 15 DSGVO
- Datenschutz
- Digitalisierung
- Gesetze/§87 BetrVG
- Betriebsrat
- Vertrauensleute
Praxisrelevanz
Die elektronische Personalakte gehört mittlerweile in vielen Unternehmen zum Standard. Für Betriebsräte ist sie ein zentrales Datenschutz- und Mitbestimmungsthema, da moderne HR-Systeme umfangreiche Auswertungen ermöglichen und tief in die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten eingreifen können. Eine klare Betriebsvereinbarung und wirksame Kontrollmechanismen sind deshalb besonders wichtig.