SharePoint
Kurzbeschreibung
SharePoint ist eine Plattform von Microsoft zur Verwaltung, Speicherung und gemeinsamen Bearbeitung von Informationen und Dokumenten innerhalb von Organisationen.
Unternehmen nutzen SharePoint insbesondere für:
- Dokumentenmanagement
- Zusammenarbeit in Teams
- Wissensmanagement
- interne Informationsplattformen
- Prozessorganisation
Grundgedanke:
SharePoint verbindet Menschen, Informationen und Prozesse und unterstützt die digitale Zusammenarbeit in Organisationen.
Bedeutung von SharePoint
Moderne Organisationen erzeugen große Mengen an Informationen.
Herausforderungen:
- Dokumente müssen auffindbar sein.
- Wissen darf nicht verloren gehen.
- Zusammenarbeit muss standortunabhängig funktionieren.
- Zugriffe müssen kontrolliert werden.
SharePoint bietet dafür eine zentrale digitale Plattform.
Einsatzbereiche
Dokumentenverwaltung
SharePoint ermöglicht:
- Speicherung von Dateien
- gemeinsame Bearbeitung
- Versionsverwaltung
- Zugriffskontrolle
- Archivierung
Beispiele:
- Arbeitsanweisungen
- Projektunterlagen
- Betriebsvereinbarungen
- Schulungsmaterialien
Wissensmanagement
SharePoint kann als internes Wissensportal genutzt werden.
Möglichkeiten:
- Informationsseiten
- Wissensdatenbanken
- Dokumentensammlungen
- Suchfunktionen
Siehe:
Zusammenarbeit im Team
SharePoint unterstützt Zusammenarbeit durch:
- gemeinsame Arbeitsbereiche
- Freigaben
- Kommentare
- Aufgabenverknüpfungen
Typische Nutzung:
Team
↓
SharePoint-Seite
↓
Dokumente
↓
gemeinsame Bearbeitung
SharePoint und Microsoft 365
SharePoint ist Bestandteil der Microsoft-365-Umgebung.
Verbindungen bestehen unter anderem zu:
- Microsoft Teams
- OneDrive
- Outlook
- Power Automate
- Power BI
SharePoint und Microsoft Teams
Teams nutzt SharePoint im Hintergrund für die Dokumentenspeicherung.
Beispiel:
Ein Teams-Kanal:
Teams
↓
Kanal
↓
Dateien
↓
SharePoint-Bibliothek
Dadurch werden Dokumente zentral verwaltet.
Dokumentenmanagement
Wichtige Funktionen:
Versionierung
Änderungen an Dokumenten können nachvollzogen werden.
Vorteile:
- frühere Versionen wiederherstellen
- Änderungen nachvollziehen
- Bearbeitungsstände dokumentieren
Berechtigungen
SharePoint ermöglicht unterschiedliche Zugriffsrechte.
Beispiele:
- Lesen
- Bearbeiten
- Verwalten
Ziel:
Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff.
SharePoint und Datenschutz
Bei der Nutzung müssen Datenschutzanforderungen berücksichtigt werden.
Relevante Themen:
- personenbezogene Daten
- Zugriffskontrollen
- Speicherorte
- Löschkonzepte
- Berechtigungsmanagement
Grundlagen:
und
SharePoint und Informationssicherheit
Wichtige Sicherheitsmaßnahmen:
- Rollen- und Rechtekonzepte
- sichere Authentifizierung
- Zugriffskontrolle
- regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen
Siehe:
SharePoint und Geschäftsgeheimnisse
Unternehmen speichern häufig vertrauliche Informationen in SharePoint.
Beispiele:
- Entwicklungsdaten
- Kundeninformationen
- interne Strategien
- technische Dokumentationen
Daher sind geeignete Schutzmaßnahmen erforderlich.
Siehe:
SharePoint im Betrieb
In Unternehmen kann SharePoint genutzt werden für:
- Intranet
- Betriebsinformationen
- Prozessbeschreibungen
- Schulungen
- Projektarbeit
SharePoint und Betriebsrat
Der Einsatz von SharePoint kann für den Betriebsrat relevant sein.
Mögliche Themen:
- Einführung neuer IT-Systeme
- Kontrolle von Zugriffen
- Auswertung von Nutzerdaten
- technische Überwachung
Grundlage:
Beteiligungsrechte des Betriebsrats
Bei IT-Systemen können Beteiligungsrechte entstehen.
Besonders relevant:
§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen.
Beispiele:
- Protokollierung von Zugriffen
- Nutzungsstatistiken
- Aktivitätsauswertungen
Siehe:
SharePoint und Homeoffice
SharePoint unterstützt mobiles Arbeiten.
Vorteile:
- Zugriff unabhängig vom Standort
- gemeinsame Dokumentenbearbeitung
- zentrale Informationsquelle
Herausforderungen:
- Datenschutz
- sichere Zugänge
- klare Regeln zur Nutzung
Siehe:
SharePoint und Prozesse
Mit SharePoint können Prozesse digital unterstützt werden.
Beispiele:
- Genehmigungsabläufe
- Dokumentenfreigaben
- automatische Benachrichtigungen
Verbindungen:
- Power Automate
- Workflow-Systeme
Vorteile von SharePoint
Für Unternehmen
- zentrale Informationsverwaltung
- bessere Zusammenarbeit
- weniger Papierprozesse
- nachvollziehbare Dokumentation
Für Beschäftigte
- leichter Zugriff auf Informationen
- gemeinsame Bearbeitung
- bessere Wissensweitergabe
Für Interessenvertretungen
- strukturierte Ablage
- sichere Dokumentation
- Zusammenarbeit im Gremium
Herausforderungen
Mögliche Probleme:
- unübersichtliche Strukturen
- falsche Berechtigungen
- Datenüberflutung
- fehlende Schulung
- unklare Verantwortlichkeiten
Typische Fehler
Unternehmen
- Berechtigungen zu weit vergeben
- keine klare Ablagestruktur
- Datenschutz nicht ausreichend berücksichtigen
Beschäftigte
- Dateien falsch ablegen
- sensible Informationen falsch teilen
- Versionen nicht beachten
Betriebsräte
- technische Auswirkungen nicht prüfen
- Mitbestimmungsrechte nicht wahrnehmen
Praxisbeispiel
Ein Unternehmen führt SharePoint als zentrale Dokumentenplattform ein.
Vorgehen:
1. Anforderungen werden analysiert.
2. Struktur und Berechtigungen werden geplant.
3. Datenschutz wird geprüft.
4. Betriebsrat wird bei relevanten Fragen beteiligt.
5. Beschäftigte werden geschult.
Ergebnis:
Eine sichere und effiziente digitale Zusammenarbeit entsteht.
Verhältnis zu anderen Themen
|Thema|Zusammenhang|
|-|-|
|Digitalisierung|Technische Grundlage moderner Arbeit|
|Wissensmanagement|Speicherung und Weitergabe von Wissen|
|Datenschutz|Schutz personenbezogener Daten|
|Informationssicherheit|Schutz digitaler Informationen|
|Betriebsrat|Beteiligung bei IT-Systemen|
|Beteiligungsrechte|Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen|
|Kommunikation|Digitale Zusammenarbeit|
|Projektmanagement|Gemeinsame Projektarbeit|
|Geschäftsgeheimnis|Schutz vertraulicher Unternehmensdaten|
Merksatz
SharePoint ist eine digitale Plattform zur Verwaltung von Informationen, Dokumenten und Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen.
Bezug zu Knoten
- Digitalisierung
- Wissensmanagement
- Datenschutz
- Informationssicherheit
- Betriebsrat
- Beteiligungsrechte
- Kommunikation
- Projektmanagement
- Geschäftsgeheimnis
Praxisrelevanz
SharePoint ist ein wichtiges Werkzeug der digitalen Arbeitswelt.
Für AELS besonders relevant:
- Verständnis moderner Informationssysteme
- Verbindung von Digitalisierung und Arbeitsorganisation
- Bedeutung für Datenschutz und Mitbestimmung
- Nutzung als Wissensplattform
- Auswirkungen technischer Systeme auf Beschäftigte
Im Kontext von AELS verbindet SharePoint Digitalisierung, Wissensmanagement, Datenschutz, Mitbestimmung und die Gestaltung moderner Arbeitsprozesse.